AAR称之为事后评估(After Action Review),使用这种方法的好处是当新的理解被产生时,可以马上响应到行动上。美国陆军把AAR定义为:「对一事件的专业性讨论,着重于表现标准,使参加者自行发现发生了什么、为何发生、及如何维持优点,并改进缺点。」。
1、确保完全参与,不怕暴露问题,不怕丢面子;
2、营造畅所欲言的氛围。不看职位高低,比如说下级要直言不讳地给上级指出错误;
3、按照基本流程执行,记录经验教训,并落实下一步,直至问题闭环。闭环后可持续改进并落实;
4、AAR的操作流程时间不宜过长,15分钟~2小时之内完成,不浪费时间。
5、经验传播 ,于部门纵向&横向。
注意:
首先,AAR之目的不是在评定对错、成败与奖惩,而是在于学习,人们需要相信他们的谈话是导向于学习,而非作为惩罚之用,AAR与检讨会是不可彼此替代,因为二者各有不同的功能。
其次,AAR并非品质管理PDCA循环的替代品。
最后,AAR并非进行幕僚分析或群体问题诊断,AAR是将朝向于尽快地缩短行动与学习间的差距与速度,是要人们变得更行动导向,而非做更多的分析。
(0)为什么召开(why):了解行动意图是什么、为何此意图、意图是否达成、过程中发生了什么、可从中得到什么教训、可如何将此教训带入下次行动中等。
(1)谁(Who):包含所有与这个行动相关、不分层级的人员,以得到各种学习及行动所需的观点。
(2)讨论什么(What):不必每个事件或行动都进行AAR,选择可从中得到最多学习或最有价值的部份进行之。
(3)何时(When):趁着记忆犹新,尽可能在行动之后马上进行。
(4)何地(Where):在任何有助于开放及学习的地方,但别因为选择地点而耽误了时间,选择离行动越近的时间及地点越好。
(5)多久(How long):不能过长,少于一小时较佳,15分钟亦是适当的,但应该提供足够的时间进行完整的讨论,让群体能走到下一个步骤。
步骤一:当初行动的意图是什么(What was the intent)
当初行动的意图或目的为何?当初行动时尝试要达成什么?是怎样达成的?
步骤二:发生了什么(What happened)
实际上发生了什么事?为什么?怎么发生的?真实地重现过去所发生的事,并不是容易的,人类的知觉与推论历程是有很多偏误的,而且不同人所看到的常是不同的。有两个方法是常被使用的︰
(1)依时间顺序重组事件,
(2)成员回忆他们所认为的关键事件,并优先进行分析。
步骤三:从中学到什么(What have we learned)
我们从过程中学到了什么新东西?如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?
步骤四:可如何将学习转化为行动 (What do we do now)
接下来我们该做些什么?哪些是我们可直接行动的?哪些是其它层级才能处理的?是否要向上呈报?另外,可采三种时间长度来辅助思考︰
(1)短期行动-可以被快速采行、并可立即产生效益的行动,
(2)中期行动-影响系统、政策、以及组织的行动,
(3)长期行动-与基本策略、目标、及价值观有关的行动
步骤一:采取行动(Take action)
知识是存在于行动中的,知识必须透过应用才会发挥效用,必须产生某些改变才是所谓的学习。
步骤二:分享给别人(Tell someone else)
谁需要知道我们生产的这些知识?他们需要知道什么?杠杆性地把「有用知识」有效地传递给组织其它「有用的人」。